엑셀 표기능 사용 추천하는 이유

엑셀 표기능 사용 추천하는 이유

 예전에는 그냥 셀 서식으로 표 라인을 그려서 데이터 입력하고 표를 다 만들었다고 생각했다. 하지만 엑셀에 표로 설정하는게 따로 있다는걸 알게된 뒤로는 무조건 표기능을 사용하고 있다. 처음에 습관들이는게 힘들어서 그렇지 클릭 몇번만 하면 더 누릴 수 있는게 많아서 적극 추천하는 방법이다. 또 표 설정만 해두면 겉으로 보기에는 똑같은데 많이 활용할 수 있으니, 이 좋은 방법을 널리 알리고자 적어본다!

 

<목차>

1. 엑셀 표로 설정하는 이유
2. 표에 사용할 데이터 지정하는 방법
3. 표 관리할 때 주의사항

 

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1. 엑셀 표로 설정하는 이유

 결론부터 말하자면 엑셀 표설정을 통해 적용할 수 있는 기능은 필터링, 정렬, 표 서식, 요약등이 있다. 물론 이 방법들은 표로 설정하지 않아도 이용은 가능하다. 그럼에도 불구하고 내가 엑셀 표로 설정하는 이유는 이 두가지 장점 때문이다.

 

 1) 셀 서식 자동 적용

 먼저 원하는 범위를 표로 지정하면 위의 이미지 우측 하단 처럼  ┘ 표시가 생긴다. 제일 상단 좌측의 타이틀부터 저 표시까지가 표로 지정됐다는 뜻이다. 근데 내가 이 서식을 유지하면서 5번 6번을 만들고 싶다면 어떻게 해야 할까? 답은 의외로 간단하다. 다른 설정 없이 그냥 4번 아래에 쭉 이어서 적기만 하면 된다.

 

 이렇게만 적으면 위의 엑셀표에선 블루/화이트 번갈아가며 행의 컬러가 바뀐다. 만약 다른 색깔로 설정했다면 그 규칙에 맞게 색깔이 바뀔 것이고, 표의 테두리를 설정했다면 마지막 칸에 맞게 테두리가 그어질 것이다. 데이터가 추가될 때마다 디자인이나 서식을 하나하나 바꿀필요 없이 자동 적용이 되기 때문에 너무나 편리한 기능이다.

 

 

 2) 슬라이서 삽입으로 내용 필터링

표 클릭  > 테이블 디자인 > 슬라이서 삽입 

 나는 단순히 데이터를 표로 만들어서 정렬하는 용도로만 엑셀을 사용하다가 나중엔 필터기능도 적극 활용하게 되었다. 엑셀을 사용할수록 대시보드를 원하게 되고 그러다 보니 슬라이서 삽입으로도 관심이 이어졌다. 

 

 만약 엑셀 데이터를 표로 지정하였다면 슬라이서 사용이 원활해진다. 슬라이서 삽입 하나만 해주면 필터링이 완전 간단해지고 더 전문성있게 데이터를 가공했다는 느낌도 준다. 나는 가끔 회의에서 보여주기 식으로 사용하기도 한다^^;;

 

2. 표에 사용할 데이터 지정하는 방법

 

원하는 범위 드래그 > 삽입 > 표 > (데이터지정 생략 가능) > 확인

 

 이렇게 칭찬을 한 엑셀에서의 표 기능! 그렇다면 어떻게 사용하는 것인지도 알려주는게 예의일듯하여 준비해봤다.

 

 데이터가 있는 상태에서 표로 지정하고 싶은 부분을 드래그해도 되고, Ctrl + A로 범위를 먼저 지정해준다. 그 뒤로 위의 방법대로 진행하면 준비 끝이다. 머리글 포함 체크란이 있는데 이부분은 체크하도록 하자. 그 이유는 아래에서 설명하도록 하겠다. 그렇기 때문에 표로 지정할 데이터의 제일 상단은 머리글이 되게끔 제목/항목을 넣도록 하자.

 

 

 

 

 

 

 

3. 표 관리할 때 주의사항

 1) 첫 행에는 무조건 제목

   표의 기준이 되는 첫 행에는 관련 데이터들의 제목이 와야한다. 처음 표 설정을 해주면 제일 윗줄의 제목에 따라 필터링이 되기 때문이기도 하다. 따라서 상단에늩 제목을 그 아래부터는 관련 데이터 입력하는 습관을 들이는 것이 좋다. 즉 관련 데이터는 위에서 아래로 작성하는 것이다. 머리글 행에 따라 디자인도 쉽게 설정할 수 있으니 참고!

 

 2) 셀 병합 피하기

 원활한 데이터 가공을 위해서는 셀 병합은 하지 않는 것이 좋다. 셀이 병합되었을 때는 특히나 피벗 테이블 사용에 어려움이 있고, 필터링 또한 어려워진다.

 

 

 이정도면 엑셀에서 표 기능 활용을 마스터했다고 할 수 있다. 표 이름을 지정할 수도 있는데 이건 나중에 함수할 때 다시 설명하도록 하고...뭐 표 기능 이것저것 누르다보면 쉽게 알 수도 있고...

 

 아무튼 데이터를 표로 정리한다고 하면 이렇게 표 지정을 필수로 해주길 추천한다. 끝!